De waan van de dag. Zó ontsnapt je er aan.

“Sorry, ik heb geen tijd gehad om het artikel aan te leveren binnen de  afgesproken tijd. Ik had het te druk….”, zei Henk in het managementoverleg. Het was niet de eerste keer dat Henk zijn afspraken niet was nagekomen. Regelmatig schoof hij afspraken opzij, er was altijd een excuus. En Henk kon ook niet aangeven wanneer hij wel de afspraak zou nakomen. De waan van de dag had Henk in de greep. En niet alleen Henk had er last van, ook de andere leden van het managementteam. En ook de medewerkers. Zo krijg je dat aandacht voornamelijk ligt op datgene dat vandaag af moet en op deze wijze hebben medewerkers ook te weinig tijd om hun bijdrage aan projecten te leveren.

Cultuur

De waan van de dag cultuur kom ik bij veel van mijn klanten tegen. Het is een  cultuur die zich kenmerkt door druk, druk, druk. Iedereen loopt te rennen, veel moet vandaag nog af. Brandjes blussen wordt meer regel dan uitzondering. We hollen achter iedere bal aan. Het is als individu heel moeilijk om niet mee te gaan in die cultuur en wilskracht te tonen. Want als iedereen aan het rennen is en zich moeilijk kan  richten op focus en planning, hoe doorbreek je dat dan? Andere kenmerken van een cultuur waar de waan van de dag regeert zijn:

  • Excuusgedrag. Vaak worden er excuses aangedragen waarom bepaalde acties niet uitgevoerd zijn of afslank die zijn nagekomen. “Ja maar” is een veel gehoorde opmerking.
  • Managen van verwachtingen vindt onvoldoende plaats. Natuurlijk kan het gebeuren dat een afspraak niet nagekomen wordt, maar als dan ook niet specifiek wordt aangegeven wanneer wel opvolging plaats vindt, dan zijn we nog verder van huis.
  • Er is onvoldoende duidelijkheid over doelen, verantwoordelijkheden en performance criteria.

dudok

De waan van de dag. Zó ontsnapt je er aan.

  1. Focus je op wat belangrijk is. Bij een waan van de daghouding vliegt men van urgentie naar urgentie en op een gegeven moment is alles urgent. Dit vormt meestal een belangrijke basis voor een burnout . Hier vind je 10 tips voor planning en focus.
  2. Neem afstand, doe een stapje terug. Als we alleen maar aan het rennen zijn, lang en laat doorwerken, dan krijgt ons hoofd geen rust. Het helpt al om je zelf voor te nemen om dagelijks tien minuten even niets te doen. De meesten ontdekken dat ze weer overzicht krijgen. En beter hoofd-en bijzaken gaan scheiden.
  3. Agendaplanning. Maak dagelijks een reële planning. Dat betekent dat je ook ruimte plant tussen de afspraken. Die tijd kun je goed gebruiken om de laatste gespreksnotities te maken en te archiveren, een kop koffie te halen, even contact maken met medewerkers, je benen te strekken, etc. Het betekent dat je meer tijd aan organiseren besteed in plaats van aan misorganiseren. En misorganisatie is het zelfde als werken volgens de waan van de dag.
  4. Focus op invloed. Richt ops datgene waar je invloed op kunt uitoefenen. Als je overal bij betrokken wilt zijn, leidt dat tot een hoge mate van inefficiëntie en energieverlies. Je kunt natuurlijk wel je invloed vergroten door meer verantwoordelijkheid te nemen.
  5. Delegeren. Het gaat je geweldig helpen als je kijkt wie er taken van je kunnen gaan overnemen. De ervaring die ik met veel klanten heb, is dat ze altijd meer kunnen delegeren dan zij denken.Kan je agenda beheert worden door een assistent? Kun je medewerkers laten groeien door meer taken over te dragen?
  6. Zorg goed voor je zelf. Het klinkt als het intrappen van een open deur. Niets is echter minder waar. Als je niet goed in je vel zit, door blijft rennen, minder energie hebt, dan ben je niet de beste versie van jezelf. Het is de sleutel. Niet voor niets heet het laatste hoofdstuk van mijn boek “KEY”, de sleutel van leiderschap. Leiderschap is topsport en voor topsporters is rust net zo belangrijk als het neerzetten van een topsportprestatie.
  7. Wees proactief en neem het heft in handen. Mensen die werken volgens de waan van de dag zijn reactief. Iemand die proactief is neemt de regie en neemt zelf verantwoordelijkheid. Anderen krijgen niet (meer) de schuld en excuses blijven achterwege.
  8. Positieve energie. Klagen is ongeveer dodelijk en werkt aanstekelijk. Verander wat je kunt veranderen. En spreek anderen er op aan als houding en gedrag negatief is. Zo geef je feedback.

Laat je mij weten als je nog meer tips hebt om te ontsnappen aan de waan van de dag?