Heb jij dat ook? Een volle agenda. Alles op elkaar gepropt. Geen tijd om dingen uit te werken. Dubbele afspraken. Eigenlijk doe je te veel zelf, terwijl dat niet meer hoeft.

Kortom:  een uitdaging. Je staat daarin niet alleen. Ik heb hetzelfde gehad. En het is tegenwoordig een onderwerp, dat veel aanbod komt als ik met klanten werk. Eén van mijn klanten maakte (nog) geen gebruik van de directiesecretaresse, omdat hij op voorhand al bang was dat zij zijn agenda zou volstoppen. Tijd voor agendamanagement en een goed gesprek met zijn secretaresse.

“Mijn secretaresse heeft mijn agenda volgestopt”

En onlangs moest een van mijn klanten zijn afspraak met mij opschuiven, omdat “zijn secretaresse zijn agenda volgestopt had”. In dit soort situaties draai ik het meteen om en stel ik de vraag: “Hoe komt het dat jij je agenda hebt laten volproppen? Steek je hand in eigen boezem en neem  verantwoordelijkheid voor je eigen handelen. En ga in gesprek met jouw secretaresse”.

Veel directieleden beseffen zich vaak nog te weinig welke toegevoegde waarde hun secretaresse kan leveren. Maar je moet wel exact aangeven wat jij – als leidinggevende – nodig hebt en belangrijk vindt. Het vraagt overleg en afstemming om tot een gezamenlijke, optimale samenwerking te komen.

Als ik secretaresse schrijf en het over ‘haar’ heb, bedoel ik m/v en  bedoel ik ook titels als management assistent, office manager, management executive, virtual assistant, enzovoort.

Hierbij geef ik je 10 tips om tot een optimale samenwerking te komen met jouw secretaresse

10 Tips voor een optimale samenwerking met jouw secretaresse

  1. Geef aan wat jij belangrijk vindt voor jouw zakelijke agenda èn jouw privé agenda. Denk bijvoorbeeld  aan gezinsafspraken, rekening houden met jouw sportavonden.
  2. Bouw aan een relatie van respect en vertrouwen. Allen dan creëer je een twee-eenheid.
  3. Beschouw jouw secretaresse als sparring partner en als business partner. Deel veel met haar, laat haar weten wat er speelt, zodat zij kan anticiperen met betrekking tot jouw agenda.
  4. Biedt haar de context van zaken, leg uit wat er speelt en wat je exact verwacht. En check of het ook echt duidelijk genoeg is voor haar.
  5. Geef aan wat jij belangrijk vindt in jouw week-en dagagenda: hoeveel ruimte wil je tussen de afspraken hebben, hoeveel afspraken? Wordt er rekening gehouden met reistijd? Wil je vroege afspraken, of liever laat in de middag, avond?
  6. Investeer in jullie samenwerking. Ga er niet vanuit dat alles vanzelfsprekend is. Investeer in de samenwerking en communicatie met jouw assistent. Een beter begrip – over en weer – leidt tot beter resultaat. Als er veel fouten gemaakt worden, weet je dat je meer tijd in haar moet investeren om duidelijk te maken wat jij wilt.
  7. Complimenteer haar als je tevreden bent. Dat geeft energie en bevestiging.
  8. Luister naar haar. Door haar positie hoort en ziet zij veel. Zij kan vaak hele nuttige tips hebben die samenwerkingen of de bedrijfsvoering verbeteren.
  9. Wees open naar elkaar. Spreek zaken naar elkaar uit. Nodig ook jouw secretaresse hiertoe uit. Door de aard van de werkzaamheden zijn managementondersteuners dienstverlenend ingesteld. Daardoor kunnen ze ook wel eens te veel hooi op de vork nemen of zaken niet of onvoldoende uitspreken.
  10. Een goede samenwerking leidt tot datgene wat voor jou echt belangrijk is: focus houden op de prioriteiten van jouw business. Dus vraag je zelf bij alles af: “wat kan ik delegeren?”

Heb jij nog meer tips voor dit artikel? Als leidinggevende? Of als secretaresse? Je reactie stel ik op prijs.
Wil je meer nuttige tips die je helpen om focus te houden op jouw business en leiding te geven aan jouw team? Lees dan het boek “Mijn Beste Team Ooit! In 7 stappen naar Golden leadership”. Nu óók beschikbaar als e-book en luisterboek.