“Proactiviteit. Hoe krijg ik ze zover?”, dat is een vraag die mij vaak gesteld wordt door mijn klanten. Of het nu voor een training is van teams of in individuele trajecten. Proactiviteit lijkt een toverwoord te zijn; Wat is proactiviteit? Geldt proactiviteit voor iedereen? Wat is er voor nodig? En wat is jouw rol daarin als leider?

1) Proactiviteit

Vaak merk ik dat proactief zijn gelijkgesteld wordt met initiatief nemen.
Maar het is meer dan dat. Het betekent de verantwoording nemen voor je leven, op meerdere gebieden. En dat kan verschillen per situatie; het is afhankelijk van de omstandigheden.
Iemand die proactief is, die laat zich niet leiden door de omstandigheden en reageert zelfbewust op situaties, ongeacht de omstandigheden. Die persoon neemt het heft in handen.
Proactieve mensen dragen verantwoordelijkheid voor hun acties, terwijl reactieve mensen vaak de schuld bij een ander leggen en externe omstandigheden aanwijzen als boosdoeners.
Zoals over het weer: reactieve mensen laten hun humeur bepalen door het weer, maar proactieve mensen bepalen – ongeacht het weer – zelf hun gemoedstoestand.
Een mooi voorbeeld uit de sport vind ik Esther Vergeer, zevenvoudig paralympisch kampioen: “Ik heb een handicap, maar ik ben niet gehandicapt. Mijn rolstoel is mijn kracht geworden”.

2) Proactiviteit: situationeel en persoonlijk

Proactiviteit kan beter tot bloei komen op het moment dat er een omgeving is, waarbij er meer vrijheid en autonomie is om beslissingen te nemen.
Het werkt niet als er binnen een bedrijf bijvoorbeeld sprake is van een leider die weliswaar proactief is, maar overal zelf zijn/haar stempel op wil drukken.
Of als er sprake is van veel bureaucratie, waarbij de vele en strakke regels weinig ruimte voor initiatief laten.
In die omgevingen kan proactiviteit niet tot bloei komen.
Daarnaast is het belangrijk om bewust te worden van iemands gedrag.

  • Hoe proactief is de persoon van nature?
  • Of is iemand reflectiever van aard?
  • Is proactiviteit voldoende te ontwikkelen bij de betreffende medewerker?
  • Hoe gemotiveerd is de medewerker om zijn of haar gedrag te veranderen?
  • En is meer proactief gedrag echt nodig in de functie van deze medewerker?
  • Is de betreffende medewerker in situaties reactief?

Ik heb vorig jaar met een projectmanager gewerkt, die zakelijk zeer reactief is, maar in zijn sport juist zeer proactief is. Met hem heb ik onderzocht hoe hij zijn proactieve sportmentaliteit kan ‘kopiëren’ naar en toepassen in zijn werk. In dit geval had het sterk te maken met de mindset van de betreffende medewerker.
Hoewel het doorgaans zichtbaar is of iemand proactief of reactief is, is dit ook goed in kaart te brengen door middel van een gedrags- en drijfverenanalyse en/of een test op het gebied van emotionele intelligentie. Daarmee is de oorzaak vaak snel te achterhalen en kan gericht worden gewerkt aan verandering.
Proactiviteit is dus ontwikkelbaar, maar dat is wel afhankelijk van de omstandigheden…

3) Leiderschap en proactiviteit

Wat kun jij doen als leidinggevende om proactiviteit te stimuleren en te ontwikkelen?
Er zijn een aantal zaken van belang om dit te bereiken:

  • Cultuur van vertrouwen en veiligheid

Voelen de medewerkers zich in jouw bedrijf veilig? Durven zij hun nek uit te steken en met initiatieven te komen? Hebben zij de vrijheid om feedback te geven? Kunnen zij leren van hun fouten zonder gestraft te worden? Voelen jouw teamleden zich veilig bij jou als leidinggevende? Hier heb je zelf direct invloed op.

  • Vrijheid van handelen

In deze tijd wordt steeds vaker toegewerkt naar meer autonomie, meer zelfstandigheid en meer ruimte om eigen beslissingen te nemen. Daarvoor zijn duidelijke doelstellingen en kaders natuurlijk belangrijk, maar zeker ook gegeven ruimte van handelen. Vrijheid van handelen die past bij de medewerker. Denk ook aan het indelen van iemands tijd. Moet iedereen van 9-tot-5 op kantoor zijn? Kortom: wat hebben jouw medewerkers nodig om hun vleugels uit te kunnen slaan?

  • Bewustwording en coaching on-the-job

Als één van jouw medewerkers proactief moet en wil worden, dan is intensieve begeleiding daarbij belangrijk. Je kunt iemand door een coach laten begeleiden, waarbij mogelijke barrières worden weggenomen en effectiever gedrag wordt bewerkstelligd op het gebied van proactief handelen. Maar er ligt vooral bij jou als leidinggevende een belangrijke taak op de werkvloer: het coachen on the job. Jij bent als geen ander degene die de medewerker feedback kan geven op gedrag, hem/haar daarvan bewust kan maken. Dat helpt om de gedragsverandering te borgen.

  • Focus op resultaat

De beweging naar (meer) proactiviteit kan ondersteund worden door medewerkers meer te sturen op resultaten. Daardoor moeten zij eigen wegen gaan vinden om deze resultaten ook te bereiken.

  • Oplossingen stimuleren

Om meer proactiviteit te stimuleren kan het helpen om medewerkers altijd met een of meerdere oplossingen te laten komen als zij een probleem melden.

  • Ruimte voor feedback

Feedback is volgens mij een van de meest onderschatte vaardigheden op de werkvloer. Hoe meer het juiste gebruik van positieve en corrigerende feedback plaatsheeft, hoe meer verbetering plaatsvindt. Tips over feedback geven vind je HIER. Naast het leren geven van betere feedback, is het – zeker voor meer reactieve teamleden – van groot belang om te oefenen met feedback door te vragen om feedback.