Zo breng je duidelijkheid in jouw organisatie

Robbert werkte nu twee jaar bij deze snel groeiende ict organisatie. Hij vindt het gaaf om deel uit te maken van deze zich snel ontwikkelende organisatie. Sterk nog, hij kan nu op de fiets naar kantoor. De bevlogen eigenaar van het bedrijf had hem beloofd dat hij een belangrijke rol zou gaan spelen in de verdere innovatie en productontwikkeling van het bedrijf. Toen er enkele collega’s van een andere afdeling vetrokken en een grote klant werd binnengehaald werd Robbert gevraagd of hij – tijdelijk – kon inspringen op die andere afdeling totdat een opvolger was gevonden. “Natuurlijk” zei Robbert. Het is vanzelfsprekend dat je loyaal bent en je schouders er onder zet….

Maar nu is het twee jaar later. Robbert doet zijn best, maar heeft nog steeds twee functies. Hij maakt lange dagen en ook in de avonduren is hij altijd aan het werk. Het begint aan hem, maar ook aan zijn collega’s, te vreten. Robbert vraagt om duidelijkheid. Duidelijk in zijn rol, duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden. Want anders gaat het niet goed met Robbert…….

Wij hebben geen duidelijkheid.

In snel groeiende organisaties is dit een veel gehoorde opmerking. En dat hoort er bij, want elke fase van een organisatie heeft zijn kenmerken. En een groeiende organisatie wordt steeds complexer en is een dynamisch proces. Maar medewerkers vragen om meer duidelijkheid. Wat is belangrijk om meer duidelijkheid voor je medewerkers te krijgen binnen jouw organisatie?

  1. Directie op orde

Duidelijk begint aan de top. Met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. En duidelijke onderlinge afspraken, die ook worden nagekomen. Ook de samenstelling van de directie kan grote voordelen of nadelen met zich meebrengen. En voordat we aan de slag gaan met de medewerkers, moet er eerst duidelijkheid zijn aan de top  van de organisatie.

2. Voorbeeldgedrag

Een inkoppertje…. Maar op het moment dat je veel verwacht van jouw medewerkers qua gedrag en houding en werkwijze, dan moet je je goed bewust zijn van je eigen gedrag, houding en werkwijze. Hoe minder nauwkeurig de leiding van het bedrijf hiermee omgaat, hoe moeilijker het is om wenselijk gedrag, houding en werkwijzen te implementeren.

3. One voice

Op het  moment dat er meerdere directieleden zijn of komen, heeft dat ook consequenties voor de communicatie naar de medewerkers. Belangrijke boodschappen voor de organisatie moeten  eenduidig zijn. Het is nu niet meer alleen de ondernemer die bepaalt, hij/zij moet ook gaan afstemmen met zijn/haar mede directieleden en managers. Vandaar dat vaak gesproken wordt over “one voice”. Eerst op één lijn zitten, dan communiceren naar de medewerkers.

4. Vier Teamcriteria

Er zijn vier teamcriteria waar goed draaiende teams aan voldoen: duidelijke en overeengekomen doelstellingen, duidelijke en overeengekomen structuur, duidelijkheid in normen, waarden en prestatiecriteria en betrokkenheid. Je ziet hier heel duidelijk het woord “overeengekomen”.  Vaak heeft de leiding het wel in het hoofd zitten, maar is het onvoldoende duidelijk voor de medewerkers.  Lees hier meer over in het artikel “Help, mijn team draait niet goed”.

5. Duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden

Onduidelijkheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden kosten organisaties veel energie en geld. Als onduidelijkheid te lang blijft bestaan, verlaten medewerkers de organisatie. Een duidelijke omschrijving van taken en verantwoordelijkheden, die afgestemd is met de medewerkers leidt tot duidelijkheid en overzicht. Daarbij hoort ook het stellen van heldere verwachtingen.

6. Coaching en ontwikkeling

Je herkent het vast wel: medewerkers kiezen voor een bedrijf, maar meestal vertrekken ze weer vanwege hun manager. Goede leidinggevenden investeren niet alleen in hun eigen groei en ontwikkeling, maar realiseren dat zij de coach zijn van hun medewerkers. Goede één op één coaching verdient zich terug. En draagt enorm bij tot aandacht en groei. En tot duidelijkheid.

7. De kracht van de herhaling

Je herkent het vast wel. De vraag die je je zelf stelt waarom bepaalde zaken nog steeds niet duidelijk zijn bij de medewerkers. Terwijl je het toch al een keer hebt gezegd.

Een voormalig leidinggevende van mij zei altijd “Toujours frapper toujours”. Ik heb dat altijd onthouden. Hij bedoelde daarmee dat herhaling belangrijk is om duidelijkheid te creëren. En dit is een onderwerp dat ik vaak met leiders bespreek. Hierbij hoort ook dat het belangrijk is om in de individuele gesprekken te checken of iets duidelijk is, of het nog een keer uitgelegd moet worden. En bij herhaling hoort ook consistentie.

Wil je meer lezen over het ontwikkelen van jouw organisatie en een sterk team? Bestel dan mijn boek “Mijn Beste Team Ooit! In 7 stappen naar Golden leadership”.
Nu óók beschikbaar als e-book en luisterboek.

 

About the Author Gwen Dudok van Heel

Gwen is business-en executive leadership coach, headhunter en auteur. Zij weet keer op keer business leiders en ondernemers naar GOUD te brengen, het hoogste niveau. Dat doet zij op inspirerende en resultaatgerichte wijze. Het worstelen met niet goed functionerende of incomplete teams behoort snel tot het verleden! Neem contact op voor jouw gratis "gouden strategie sessie".

Leave a Comment: