“Sorry, ik heb geen tijd gehad om het artikel aan te leveren binnen de afgesproken tijd. Ik had het te druk….”, zei Henk in het managementoverleg. Het was niet de eerste keer dat Henk zijn afspraken niet was nagekomen. Regelmatig schoof hij afspraken opzij, er was altijd een excuus. De waan van de dag had Henk in de greep. En niet alleen Henk had er last van, ook de andere leden van het managementteam. En ook de medewerkers. Door regelmatig zijn afspraken niet na te komen, kwam hij onbetrouwbaar en niet accountable over. Dit straalt af op de organisatie.
Een cultuur die je niet wilt
De waan van de dag cultuur kom ik bij veel organisaties tegen. Het is een cultuur die zich kenmerkt door druk, druk, druk. De waan van de dag kan ons gemakkelijk opslokken, waardoor we het gevoel hebben constant achter de feiten aan te lopen. Iedereen loopt te rennen, veel moet vandaag nog af. Brandjes blussen wordt meer regel dan uitzondering. We hollen achter iedere bal aan. Het is als individu heel moeilijk om niet mee te gaan in die cultuur en wilskracht te tonen. Want als iedereen aan het rennen is en zich moeilijk kan richten op focus en planning, hoe doorbreek je dat dan? Andere kenmerken van een cultuur waar de waan van de dag regeert zijn:
- Excuusgedrag. Vaak worden er excuses aangedragen waarom bepaalde acties niet uitgevoerd zijn of afslank die zijn nagekomen. “Ja maar” is een veel gehoorde opmerking.
- Managen van verwachtingen vindt onvoldoende plaats. Natuurlijk kan het gebeuren dat een afspraak niet nagekomen wordt, maar als dan ook niet specifiek wordt aangegeven wanneer wel opvolging plaats vindt, dan zijn we nog verder van huis.
- Er is onvoldoende duidelijkheid over doelen, verantwoordelijkheden en performance criteria.
10 Tips om de waan van de dag te doorbreken. Zó ontsnap je eraan!
- Focus je op wat belangrijk is. In de waan van de dag vliegt men van urgentie naar urgentie en op een gegeven moment is alles urgent. Dit vormt meestal een belangrijke basis voor een burnout . Hier vind je 10 tips voor planning en focus. Hierin wordt ook het zogenaamde Eisenhower model besproken.
- Agendaplanning. Maak dagelijks een reële planning. Dat betekent dat je ook ruimte plant tussen de afspraken. Die tijd kun je goed gebruiken om de laatste gespreksnotities te maken en te archiveren, een kop koffie te halen, even contact maken met medewerkers, je benen te strekken, etc. Het betekent dat je meer tijd aan organiseren besteed in plaats van aan ‘misorganiseren’. En misorganisatie is hetzelfde als werken volgens de waan van de dag.
- Neem afstand, doe een stapje terug. Als we alleen maar aan het rennen zijn, lang en laat doorwerken, dan krijgt ons hoofd geen rust. Het helpt al om je zelf voor te nemen om dagelijks tien minuten even niets te doen. De meesten ontdekken dat ze weer overzicht krijgen. En beter hoofd-en bijzaken gaan scheiden.
- Focus op invloed. Richt je op datgene waar je invloed op kunt uitoefenen. Als je overal bij betrokken wilt zijn, leidt dat tot een hoge mate van inefficiëntie en energieverlies. Je kunt natuurlijk wel je invloed vergroten door meer verantwoordelijkheid te nemen.
- Delegeren. Het gaat je geweldig helpen als je kijkt wie er taken van je kunnen gaan overnemen. De ervaring die ik met veel opdrachtgevers heb, is dat ze altijd meer kunnen delegeren dan zij denken. Kan je agenda beheerd worden door een assistent? Kun je medewerkers laten groeien door meer taken over te dragen?
- Zorg goed voor jezelf. Het klinkt als het intrappen van een open deur. Niets is echter minder waar. Als je niet goed in je vel zit, door blijft rennen, minder energie hebt, dan ben je niet de beste versie van jezelf. Het is de sleutel. Niet voor niets heet het laatste hoofdstuk van mijn boek “KEY”, de sleutel van leiderschap. Leiderschap is topsport en voor topsporters is rust net zo belangrijk als het neerzetten van een topsportprestatie. Zie ook hier.
- Wees proactief en neem het heft in handen. Mensen die werken volgens de waan van de dag zijn reactief. Iemand die proactief is neemt de regie en neemt zelf verantwoordelijkheid. Anderen krijgen niet (meer) de schuld en excuses blijven achterwege.
- Positieve energie. Klagen is ongeveer dodelijk en werkt aanstekelijk. Verander wat je kunt veranderen. Spreek anderen eropaan als houding en gedrag negatief is. Zo geef je feedback.
- Leer “nee” zeggen. Je wordt geleefd als je op elke vraag in gaat. Weeg af waar je je tijd en energie aan besteed. En focus op datgene wat belangrijk is. Lees ook 10 tips voor planning en focus.
- Wees accountable naar jezelf. Als je geen afspraken met anderen hebt, blok ook tijdblokken in je agenda, waarbij je geconcentreerd kunt werken aan jouw eigen doelen en afspraken. Laat je collega’s dat ook weten en zien. Daarmee ben je accountable naar jezelf.
