Feedback geven is een kunst en is een vaardigheid die bijdraagt tot het creeren van een cultuur van vertrouwen! Ik merk steeds vaker dat er veel over het belang van feedback gesproken wordt, maar dat slechts weinig mensen dit beheersen. Daarom geef ik in deze blog 5 stappen om er mee aan de slag te gaan of om het te verbeteren.

Vaak horen we niets als het goed gaat en krijgen we iets te horen als we iets fout doen. Herken je dat? Nelson Mandela zei ooit: als ik iets goeds zie geef ik een compliment en als ik iets verkeerds zie dan bied ik hulp aan. Wat een mooie basisintentie.

In gezonde omgevingen wordt er regelmatig, duidelijk en tijdig feedback gegeven. Echte leiders kunnen goed met kritiek omgaan; ze vatten dat niet op als persoonlijke aanval, maar zien het als een start om veranderingen door te voeren. Ook zijn zij zelf goed in staat om feedback te geven.

Wat als er geen feedback gebruikt wordt? Dan zijn er vaak ergernissen die niet worden uitgesproken, sterker nog: er wordt over elkaar i.p.v. met elkaar gesproken. Laat ik eerlijk zijn: voor feedback is ook lef nodig en het vraagt om een zekere mate van zelfbewustzijn. Dan ontstaat er vertrouwen naar de ander, waar je de relaties kan versterken en verdiepen, als je feedback geeft met aandacht en op de juiste wijze. Feedback is een vorm van relatiemanagement. En daardoor wordt er weer makkelijker feedback gegeven, etc.

Feedback helpt om gedrag van elkaar te begrijpen, om positief gedrag te stimuleren, om negatief gedrag te corrigeren, om conflicten voor te zijn en op te lossen, om relaties tussen personen te verduidelijken en begrip voor en inzicht in elkaar te vergroten.

Feedback is terugkoppelen van het effect van iemands gedrag. Het heeft altijd betrekking op veranderbaar gedrag. Het vraagt een professionele, open basishouding, die gekenmerkt wordt door wederzijds respect en vertrouwen (ook wel rapport genoemd).

Een aantal voorwaarden zijn essentieel voor het geven van effectieve feedback:

  • Concentreer je op je ware en zuivere intentie. En geef feedback altijd met respect.
  • Hanteer de ik-vorm. Hiermee blijf je ook weg uit het oordelen en roep je minder weerstand op. Je richt je daarbij ook op de bal en niet op de persoon.
  • Timing is belangrijk. Geef feedback zo snel mogelijk nadat je iets hebt waargenomen, maar stel het uit als je niet in een goede gemoedstoestand (bijvoorbeeld boos) bent.
  • Beheers je emoties en observeer de emoties van de ander.
  • Wees specifiek en concreet en haal er tijdens de feedback niet van alles bij.
  • Stem af op de ander; de krachtigste manier is afstemming met lichaamstaal. Bijvoorbeeld: als de ander zit, ga ook zitten. Dit draagt bij tot een beter gevoel van vertrouwen.

En hoe geven we feedback? Ik geef hierbij 5 stappen, waardoor je de grootste kans op slagen hebt.

5 stappen Feedback (Ik. Ik. Jij.)

  1. Vraag om toestemming.
    Mag ik je feedback geven?. Zie dit als de respectvolle opwarmronde.
  1. Ik zie dat, ik hoor dat
    Hier geef je concreet en specifiek aan wat je hebt, gehoord, gezien, etc. Daarmee geef je zintuigelijke, concrete en observeerbare feiten, geen opinies, meningen. De zin beginnen in de ik-vorm is heel belangrijk. Ik.
    Hier geef je aan wat het met jou doet, welke impact het heeft en hier mag je je gevoel laten spreken.
  1. Jij.
    Hier leg je de verbinding naar de ander, bijvoorbeeld herken je dat? of begrijp je wat ik bedoel?. Hier check je of en hoe de boodschap is overgekomen.
  1. Suggesties
    Vervolgens deel je hoe je het graag anders ziet en stem je met elkaar af.

Voorbeeld: Ik had vanmorgen om 10.00 uur een afspraak met je en ik zie dat je een half uur later bent. Ik vind dat vervelend, want nu hebben we te weinig tijd om het gesprek met de klant voor te bereiden en dat vind ik niet professioneel. Begrijp je wat ik bedoel?

Vervolgens is het van belang hoe de ander hier op reageert. Iemand die op de juiste wijze feedback ontvangt, zal er altijd voor bedanken en er zorgvuldig op reageren.

Tot slot: het bovenstaande vraagt om oefenen, dan is het een stuk makkelijker op het moment dat er gedrag gecorrigeerd moet worden. En complimenten geven: doe het vaker, maar altijd oprecht. Het brengt op een makkelijke wijze de energie en de kwaliteiten van de ander naar boven.

Ben jij een leider? Leer je medewerkers hoe zij feedback kunnen geven en stimuleer het in je bedrijf. Jij bent het voorbeeld: ‘walk the talk’.

Laat mij hieronder weten hoe jij omgaat met feedback binnen jouw organisatie, ik ben benieuwd!